Arbeidsrecht Jurist Malu Westdorp over locatie onafhankelijk werken
Locatie-onafhankelijk werken is de afgelopen jaren steeds populairder geworden, met name door de COVID-pandemie. Malu Westdorp, een arbeidsrecht jurist met kennis van privacy recht, deelt haar ervaring over locatie onafhankelijk werken. Ze bespreekt daarbij de uitdagingen en juridische aspecten hiervan.
Grenzeloos verliefd
Malu werd grenzeloos verliefd en wilde toen ook de grenzen van haar werk verleggen. Tijdens Covid was locatie onafhankelijk werken makkelijker. Het begon eigenlijk als een geluk bij een ongeluk.
“Ik was net begonnen aan een nieuwe functie waarbij mijn directe collega uitviel. Ik had mijn vakantie gepland staan om op bezoek te gaan bij mijn vriend op de Canarische Eilanden. Er was geen waarnemer en dus ben ik naar mijn baas gegaan met de vraag of ik mijn laptop misschien mee kon nemen op vakantie. Zo kon ik daar mijn werk doen. Later heb ik gevraagd of ik voor een periode van een maand op afstand kon werken. Dit vond hij best wel spannend gaf hij aan. Toch mocht ik bij wijze van proef dit doen.”
Malu's ervaring met locatie-onafhankelijk werken was positief en ze vond dat het online contact met collega's zelfs diepgaander kon zijn dan face-to-face contact op kantoor. Uiteindelijk paste het locatie onafhankelijk werken niet binnen het beleid van haar werkgever en dus besloot ze voor zichzelf te beginnen. Vaak worden juridische aspecten aangedragen waarom locatie-onafhankelijk werken niet zou kunnen, maar Malu heeft zelf ervaren dat deze aspecten weerlegd kunnen worden.
Juridische aspecten
Er zijn vaak twee onderdelen die het meest terugkomen als het gaat over juridische bezwaren van werkgevers. Dat is aan de ene kant: hoe ga je om met dingen als de wet poortwachter en ziekteverzuim? De andere die vaak terug komt: hoe ga je om met het beveiligen van de bedrijfssystemen?
Malu raadt aan om een thuiswerkbeleidsplan op te stellen waarin zaken als ICT-middelen, ziekteverzuim en andere specifieke situaties worden aangepakt. Dit helpt om duidelijke afspraken te maken en mogelijke problemen te voorkomen.
“Het is van belang voor werkgevers om een duidelijk beleid te hebben en om hun medewerkers te trainen wanneer ze op afstand werken. Ook is het slim om dit op te nemen in de Employer Value Proposition. Werkgevers zijn verantwoordelijk zijn voor het bieden van een veilige werkomgeving, ook als werknemers thuis of in het buitenland werken. Dit betekent dat ze ergonomische apparatuur moeten bieden en ervoor moeten zorgen dat werknemers een veilige werkplek hebben. Het is echter lastig om te bepalen hoe ver die verantwoordelijkheid reikt. Het zou niet helemaal kloppen dat een werknemer van zijn werkgever eist om ook in het buitenland volledig zorg te dragen voor een goede werkplek. Ik denk dat als werknemer je daar afspraken over kan maken dat bijvoorbeeld jij daar zelf zorg voor draagt. Om te controleren dat de werkomstandigheden op afstand goed zijn zou je bijvoorbeeld een filmpje kunnen maken van de werkplek.”
Ziekteverzuim in het buitenland
“Als het gaat over ziekteverzuim in het buitenland zijn er verschillende aspecten die meespelen. Vooral het onderscheid tussen binnen de EU en buiten de EU maakt een groot verschil. Binnen de EU heb je te maken met een verordening op Europees niveau. Je werkgever kan niet eisen dat je je meldt bij een bedrijfsarts in Nederland en dus direct naar Nederland moet komen. Binnen de EU moet je je binnen drie dagen melden bij een bevoegde instantie in dat land. Er is lijst te vinden voor alle EU landen waar je terecht kan. Daar moet vervolgens een verklaring in het Engels worden opgesteld. Wanneer je buiten een EU land bent kan je werkgever wel van je verlangen om terug te keren, tenzij de aard van de ziekte zich daartegen verzet. Toch zijn er meer mogelijkheden. Wanneer de aard van de ziekte het toelaat kan je ook een digitale afspraak met de bedrijfsarts hebben, dit is tijdens corona ook vaak gebeurt.
Ook kan je van te voren als werkgever aan je werknemer vragen om een goede reisverzekering af te sluiten. Dit is vooral van belang als het gaat om ziekte kosten en re-integratie. In het buitenland kan je wel een arts vinden die vaststelt of je in staat bent om te werken, maar deze gaat niet over de re-integratie omdat hier echt begeleiding voor nodig is. Als werkgever kan je dan aan je werknemer vragen naar huis te komen omdat dit in het belang is van de re-integratie. De kosten voor deze terugreis liggen dan in het midden. Als werkgever kan je iemand niet verplichten een reisverzekering te nemen maar je kan dit wel meenemen in je beleid.”
Niet langer dan 180 dagen
Ook zijn er veel fiscale aspecten die meespelen wanneer je langer dan 180 dagen in het buitenland verblijft. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden zowel als werkgever als werknemer. De tip van Malu is om zeker als beginner onder die 180 dagen te blijven, om een hoop geregel te voorkomen. Ook is het als werkgever belangrijk om bepaalde sancties in je beleid toe te voegen. Je kunt bijvoorbeeld vastleggen dat wanneer iemand de afgesproken regels niet naleeft, je eerst een officiële waarschuwing geeft en na herhaaldelijk niet nakomen je over gaat tot opschorten of het stopzetten van het loon. Wel is het hierbij belangrijk dat je het beleid voor de neus van je werknemer neerlegt en dit samen doorneemt. Dit zodat de verantwoordelijkheden en consequenties voor iedereen duidelijk zijn.
Beveiliging
“Als het gaat over het beveiligen van je bedrijfssystemen komen er ook veel aspecten bij kijken. Er zijn natuurlijk veel ICT mogelijkheden als het gaat om beveiligen maar er komt ook een stuk gedrag bij kijken. Met een VPN verbinding ben je er niet. Zo kan je in sommige gevallen bedrijfsdocumenten opslaan buiten de VPN omgeving, dit is natuurlijk niet de bedoeling. Ook moet je geen bedrijfsgevoelige telefoongesprekken gaan voeren in een openbare koffietent. Dit geldt voor zowel thuiswerken in Nederland als in het buitenland. Het is van belang dat er met ICT specialisten gekeken wordt hoe je dit kunt oplossen, en dat hierin één lijn wordt getrokken voor zowel werken in Nederland als in het buitenland.
Vanuit werknemer is het dus een idee om een voorstel te doen aan je werkgever waarin je opstelt hoe jij met bepaalde dingen omgaat wanneer je locatie onafhankelijk wil werken. Ook kan de werkgever hierover nadenken en zijn mensen daarop trainen met afspraken over gedragsregels. Daarnaast kun je in het beleid praktische zaken neerzetten zoals binnen hoeveel dagen je terug moet zijn in het geval je werkapparatuur stuk gaat.”
Voordelen van flexibel werken
“Remote werken kan een bedrijf helpen om talent aan te trekken. Flexibiliteit en tijdsindeling spelen hierbij een rol. In de winter is het bijvoorbeeld eigenlijk raar dat wij in Nederland vertrekken naar ons werk in het donker, en ook weer thuis komen in het donker waarbij we in de tussentijd alleen maar binnen hebben gezeten. Voor je gezondheid zou het goed zijn om bijvoorbeeld tussen 12 en 2 naar buiten te gaan. Met de nieuwe wet werken waar je wilt, die nog in behandeling is, wordt het voor een werknemer makkelijker gemaakt om een verzoek in te dienen om op een andere plek te werken dan op kantoor."
Lees hier meer over de wet werken waar je wilt.
Conclusie
Er zijn veel voordelen om werknemers locatie onafhankelijk te laten werken. Het hebben van een helder en duidelijk beleid is hierin wel een must. Malu helpt MKB’ers bij het neerzetten of aanpassen van zaken rondom privacy recht. Ook begeleid ze werknemers bij het sluiten van een vaststellingsovereenkomst en is ze beschikbaar voor ZZP-opdrachten.
Het hele gesprek is opgenomen in onze podcast, deze beluister je hier.
Heb jij een vraag aan Malu? Neem een kijkje op haar website.
De cursus "Een Vrijer Werkend Leven"
In deze cursus leer je wat JIJ remote kunt doen
En neem je concreet actie!
In 7 stappen naar jouw locatie onafhankelijke leven en werk
- Reizen en werken op de mooiste plekken óf gewoon vanaf je keukentafel
- Nooit meer in de file staan!
- Inspirerende, gelijkgestemde mensen om je heen
- Werk dat bij je past en waar je blij van wordt
Podcasts
Zeilend de wereld over en ondertussen blijven werken? Hoe dan? In deze podcast serie praten we over locatie onafhankelijk werk en hoe remote werk een vrijer leven faciliteert.